5.2 SISTEMAS DE SOPORTE A LA DESICION

El concepto de DSS se originó a finales de los sesenta con el procesamiento de tiempo compartido en las computadoras. G. Anthony Gorry y Michael S. ScothtMorton (1971), fueron los que acuñaron el término de DSS. Estos percibieron la necesidad de contar con un marco para orientar las aplicaciones de cómputo hacia la toma de decisiones gerenciales. Ellos, idearon la matríz de Gorry y Scott Morton. Se basa en dos conceptos fundamentales:

•  El concepto de decisiones programadas
•  El concepto de niveles gerenciales.
  

DEFINICIONES:

1. Los DSS son "Sistemas informáticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados" (Sprague y Carlson).
2.  Un DSS "Combina recursos intelectuales individuales con las capacidades de un ordenador para mejorar la calidad de las decisiones (son un apoyo informático para los encargados de tomar decisiones sobre problemas semiestructurados)" (Keen).
3.  Peter G. W. Keen (1978), asociado con Scott Morton, definieron 3 objetivos que debe alcanzar un DSS:

•   Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para tratar de resolver problemas semi-estructurados.
•    Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de remplazarlo.
•    Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, más que su eficiencia.

CARACTERÍSTICAS DE DSS   

• Informes dinámicos, flexibles e interactivos: De manera que el usuario no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas reales.
• No requiere conocimientos técnicos: Un usuario no técnico puede crear nuevos gráficos e informes y navegar entre ellos.
• Rapidez en el tiempo de respuesta: Ya que la base de datos subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información.
•  Integración entre todos los sistemas de la compañía: El proceso de ETL previo a la implantación de un Sistema de Soporte a la decisión garantiza la calidad y la integración de los datos entre las diferentes unidades de la empresa.
• Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil: No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible.
• Disponibilidad de información histórica: En estos sistemas está a la orden del día comparar los datos actuales con información de otros períodos históricos de la compañía, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolución de parámetros de negocio.

USO DE UN SISTEMA DE APOYO DE DECISIONES

En el uso del sistema de apoyo de decisiones interviene un proceso iterativo. Podemos considerar cinco etapas.

1. Se examina el problema y se elabora una formulación que permita el estudio del problema.
2. Se identifican los parámetros y las variables pertinentes, para que el usuario comprenda la situación.
3. Se construye el modelo interrelacionando los parámetros y las variables de la manera establecida por el usuario. Aun cuando el usuario puede entender claramente de qué manera los factores se encuentran relacionados unos con otros, en mucho caso parte del problema original puede estar en la falta de dicho conocimiento. Por lo tanto, el modelo puede ser únicamente una idea que necesite ser probada por medio de un proceso.
4. Proporcionar datos para las variables y llevar a efecto los procesos y los cálculos para poder determinar los resultados. Dependiendo de la aplicación, las variables de prueba pueden ser utilidades y pérdidas, volúmenes de ventas, tasa de interés, entre otras.
5. Por último, en un DSS es muy importante la utilización de la etapa de afinación del problema. Los usuarios identifican datos adicionales o diferentes que se deberán considerar. 

El proceso iterativo se puede repetir un gran número de veces hasta que los usuarios sientan que los usuarios sientan que comprenden la situación lo mejor posible.

5.2.1 ALMACENES DE DATOS (DATA WAREHOUSE)

En el contexto de la informática, un almacén de datos (del ingles data warehouse) es una colección de datos orientada a un determinado ámbito (empresa, organización, etc.), integrado, no volátil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza. Se trata, sobre todo, de un expediente completo de una organización, más allá de la información transaccional y operacional, almacenado en una base de datos diseñada para favorecer el análisis y la divulgación eficiente de datos (especialmente OLAP, procesamiento analítico en línea). 

• El almacenamiento de los datos no debe usarse con datos de uso actual.
• Los almacenes de los datos contienen a menudo grandes cantidades de información que se subdividen a veces en unidades lógicas más pequeñas, llamadas los centros comerciales, dependientes de los datos.
• Data Warehousing es el proceso que facilita la creación y explotación de un Almacén de Datos.

Los Sistemas de Data Warehousing incluyen funcionalidades como:

• Integración de bases de datos heterogéneas (relacionales, documentales, geográficas, archivos, etc.)
• Ejecución de consultas complejas no predefinidas visualizando el resultado en forma gráfica y en diferentes niveles de agrupamiento y totalización de datos.
• Agrupamiento y desagrupamiento de datos en forma interactiva.
• Análisis del problema en términos de dimensiones.
• Control de calidad de datos.
• Software Data Warehouse
• Red BrickWarehouse
• Essbase
• PilotDecissionSupport Suite
• Microsoft SQL Server
  

5.2.2 TABLEROS DE CONTROL

El tablero de control (TdeC) es una herramienta, del campo de la administración de empresas, aplicable a cualquier organización y nivel de la misma, cuyo objetivo y utilidad básica es diagnosticar adecuadamente una situación. Se le define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de su empresa o sector apoyándose en nuevas tecnologías informáticas.

A partir de la experiencia de implementación y de las diferentes necesidades de las empresas existen cuatros tipos genéricos de Tableros:

1. Tablero de Control Operativo: Es aquel que permite hacer un seguimiento, al menos diario, del estado de situación de un sector o proceso de la empresa, para poder tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias. El Tablero debe proveer la información que se necesita para entrar en acción y tomar decisiones operativas en áreas como las finanzas, compras, ventas, precios, producción, logística, etc.
2. Tablero de Control Directivo: Es aquel que permite monitorear los resultados de la empresa en su conjunto y de los diferentes temas claves en que se puede segmentarse.
3. Tablero de Control Estratégico: Nos brinda la información interna y externa necesaria para conocer la situación y evitar llevarnos sorpresas desagradables importantes respecto al posicionamiento estratégico y a largo plazo de la empresa.
4. Tablero de Control Integral: Información relevantes para que la alta dirección de una empresa pueda conocer la situación integral de su empresa. Engloba a las tres perspectivas anteriores
   

En todos los casos, después de determinar las áreas y los indicadores deberé definir:

• Período del indicador: Día, mes acumulado del ejercicio, etc.
• Apertura: forma en la cual se podrá abrir y clasificar la información.
• Frecuencia de actualización: On-line, diaria, semanal, mensual.
• Referencia: base sobre la que se calcularán las desviaciones. Puede ser un estándar, la historia.
• Parámetro de alarma: niveles por encima y por debajo de los cuales el indicador es preocupante
• Grafico:Barras, líneas etc.
• Responsable de monitoreo: Quien debe informar al nivel superior de la situación.

 Herramienta de diagnóstico

El Tablero es una herramienta de diagnóstico permanente para evaluar una situación pero:

• Refleja sólo información cuantificable
• Evalúa situaciones no responsables
• No remplaza el juicio directivo
• No identifica relaciones de causalidad entre objetivos y acciones, ni entre diferentes objetivos
• No pretende reflejar totalmente la estrategia.

EL TABLERO DEBE TENER CUATRO VIRTUDES

1. Incluir toda la información que cambia de manera constante y que los top managers han identificado como potencialmente estratégica.
2. Brindar toda la información que se considere suficientemente significativa.
3. Ser acompañado por un sistema de reuniones periódicas que funcione como un catalizador para el debate continuo sobre los resultados entre líneas, hipótesis y planes de acción.
4. Estar diseñado para facilitar el análisis y que la información pueda ser comprendida y discutida por superiores subordinados y pares.

El éxito del Tablero no estará en su diseño o implementación, sino como toda herramienta, en usarlo adecuadamente, sacándole el máximo provecho

5.2.3 CONSULTAS Y REPORTES PERSONALIZADOS

Consulta: Aunque las herramientas de inteligencia del negocio, los reportes estándar, las planillas de cálculo y las herramientas de consulta de SQL todos tienen su lugar importante dentro de una organización, muchos usuarios aún enfrentan brechas de funcionalidad con estas herramientas en tres áreas claves:

1. Las necesidades de reporte y análisis involucran sistemas heredados y otros datos que no están en warehouses.
2. La aplicación no soporta los análisis deseados y volúmenes de datos.
3. Se requieren significativos recursos de TI y preparación para soportar nuevas consultas a los datos.